即行動が成功の秘訣!

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即レスのススメ。【自分を仕組み化計画】

 
この記事を書いている人 - WRITER -
USPデザイナー畠山勇一
「自分に、全てを失っても立て直す力を」「家族に、他者に左右されない経済基盤を」「起業家に、本人の想いと社会を繋ぐ手助けを」この3つの想いをもとに、個人起業家のウェブ集客の仕組み創りコンサルティングをしています。
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仕組みができたら、怖いものはない。

 

こんにちは、

昨日に引き続き

USPデザイナー畠山勇一です。 

  

 

 

 

今の時代

情報が溢れすぎています。

私自身も

多くのメルマガをとっていましたが、

2017年の末に

一掃しました。

 

というのも、

私がメインで使っているGmailの

未読フォルダが20000件

近い状態になっていたからです。

 

未完了をなくせ

 

これが今回のテーマです。

 

【未完了が頭のメモリを喰う】

 

やり残しがあると、

人はそれに気をとられます。

 

パフォーマンスが落ちる原因の大半は

「集中できないこと」なのですが、

 

集中できない原因は

「やり残しがありまくる」事にあります。

 

 

「あ、Aやってない!

Bも後でやらないと。

そう言えばCのこと忘れてた!

なかなかDができない!!」

 

と一度に多くのことを考えているのです。

 

そのせいで、

結局どれも中途半端になってしまい、

やりきれずに

未完了がまた溜まっていく。

 

そんな悪循環にハマっていくのです。

 

では、

この問題をどうやって解決するのか?

それは

「即処理」

 

これが究極です。

 

頭に思い浮かんだら、

その場で終わらせる。即。

 

迷う時間がもったいないのです。

迷って中途半端になるくらいなら

切り替えて、即行終わらしたほうが

トータルで見た時の

情報処理量は高くなります。

 

 

とは言え、即処理できないものもありますよね。

 

だから、あくまでも理想なのですが、

 

「即処理」ができるものの例として、

一つ「メール」があります。

 

私は、

「メールを開いたらその場で返信する」

と決めています。

 

メールには

・内容を読む時間

・内容から返信を考える時間

・返信を書く時間

の3段階あります。

 

当然この3段階がそのまま

スムーズに行くのが最も早いです。

読んでから返信を後回しにすると、

「また読んで理解しないと行けない」

時間が発生します。

 

さらに言えば、

後回しにすると

後回しにしただけで既に

腰が重くなります。

 

一度座ってしまうと

立ち上がるのがメンドクサイように

 

一度家に返ってくると

外に出るのがメンドクサイように

 

一度区切りを入れてしまうと、

また動き出すのは

メンドクサイのです。

 

 

だから私は

「メールを読んだら即レス」

を最近は心がけています。

 

たとえば、会議中など

「即レスできない時はどうするのか?」

という質問をいただくことがありますが、

 

そういう時は「未読」のままにしておきます。

読んだら気になってしまいます。

だから読まなければ良いのです。

 

もちろん、

読んで即返信や対応ができないこともございますが、

それはそれ。

 

実際にメールを対応していて

思うのは

「後回しにしないと

返信できないようなメールは

そんなにない」

 

だから、

またあとで読もうと、

二度手間になるようなことはしないのが得策です。

 

まとめると、

・やり残しは頭のメモリを喰う

・後回しは二度手間になる

・だからこそ「即レス」を基本とする。

 

私はこうすることで、

メール対応を高速処理することに成功しました。

ぜひ意識してみてくださいね!

 

  

【追伸】あえて未完了を創る

実は「あえて未完了を創る」という手段を使う時があります。

なぜそうするのかというと、

今日の話の真逆で、

 

「未完了にしておくことで、

頭の片隅に『やらねば』を残しておきたくなるのです。」

 

心理学的にも

未完了を完了したいという心理があるので

これは

 

「今すぐやりたいけど、どうしても今はできないもの」

なんかに使えます。

 

具体的のメールを例に出すと、

即レスが基本ですが、

どうしても

確認が必要で

今すぐ返信できないものもあります。

 

そういう時は「未読」に戻して、

未読フォルダに残しておくのです。

 

私は今の習慣として、

朝起きたら真っ先に

未読フォルダを空にする。

 

という仕事のスタイルをとり、

スタートダッシュをかけているので、

未読になっているものは

必ず毎朝見るのです。

 

たとえそのことを忘れていても

また思い出せる。

 

そういう仕組を作ることで、

「頭の片隅にとっておく」

とはいったものの

「忘れてしまう」のもOKなのです。

 

こちらも参考に!

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USPデザイナー畠山勇一
「自分に、全てを失っても立て直す力を」「家族に、他者に左右されない経済基盤を」「起業家に、本人の想いと社会を繋ぐ手助けを」この3つの想いをもとに、個人起業家のウェブ集客の仕組み創りコンサルティングをしています。
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